コロナウィルスの影響や4月に新入社員が入り、リモートワーク(テレワーク/Smart Working)が増えてきました。もともと、SOPHOLAは海外の企業との取引が多いため、テレビ会議がおおくリモートワークに近い状況は多くありましたが、この機会にリモートワークに関してのこれまでの経験をまとめてみたいと思います。

<やっておくとよいこと>
– スケジュールの作成
あらかじめ、クライアントや同僚との会議/相談の時間を決めて、スケジュールに合わせて業務を組み立てる/調整。これをやっていないと、意外と仕事が終わりません。

– 業務環境の確認
仕事をする場所やデスク周りを確認しましょう。テレビ会議などをするときは周りに配慮して自身の話声だけでなく外部からの音が気にならない場所に移動するのが良いです。最近のマイクは意外と外部の音も拾っていますので自分が良くても相手が音声を聞き取りにくい場合があります。また、デスク周りに誘惑(本や趣味の道具など)があると集中できなくなるのでうまく片付けておくことをおすすめします。

– 会議ツールの活用
HangoutやZoom、Microsoft teamsなど多くのツールがあります。クライアントが導入しているツールを活用するのがいいですが、まずは会社や個人としてメインで利用するツールを決めてツールに慣れることをおすすめします。また、ツールにより「音声が聞こえにくい」/「共有資料の画質が悪い」など特徴あるため、場合によっては複数ツールを使い分けるのもいいと思います。
*例: 資料共有等はHangoutで実施(音声オフ)、音声はZoomやLINEなど他のツールを利用。

– ガジェットの活用
ノートパソコンに備え付けのマイク/スピーカーだと複数人が同じ部屋から会議に参加する場合はハウリングなどが起きてしまうことがあります。このような場合は会議用のマルチマイク/スピーカーを用意する、もしくは各々が個室から会議に参加するのが良いです。また個別に会議に参加する場合でもイヤホンや個別マイクを利用することでより会話が鮮明になり会議がすすみやすくなるのでこちらもおすすめです。

<気を付けたほうがよいこと>
– 不定形な作業/仕事の進め方
定型化された作業は、なにか問題があった際の相談/報告が簡単ですが、不定形の作業を行っている場合、リモートワークだと相談/報告が難しい場面が多いです。不定形の作業を行っておりかつ確認が必要な場合は、短時間の打ち合わせをこまめに設定して進めると作業者も確認者もストレスが減ります。

– 会社の仲間との世間話や雑談からの業務派生
雑談の中から、新しい業務の相談やメンバーへのフォロー等が発生する場合がありますが、リモートワークの場合はこの雑談の機会が減ってしまうため、意識的にチャット等で連絡を取ることをおすすめします。

– 会議の際、複数人が同時に話をしない
対面の会議でも気を付ける必要がありますが、Web会議の場合複数人が同時に話をすると誰が何を言っているのかまったくわからなくなってしまいます。誰かが話し終わるのを待つか、一言、「少しいいですか？」という形で区切りをつけてから話すほうがより会議がすすみやすいです。

リモートワークは慣れるまでは大変ですが、うまく形を作れば時間の使い方がより効率的にできるのでこの機会にまた違う働き方をぜひ探してみてください。また、決して従来の働き方が劣っていたりするわけではありません。うまく働き方を調整して各々にあったやり方を模索するのが大事だと思います。

SOPHOLA株式会社
齋藤